Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: april 2026

1. Wie zijn wij?

VotaFlow is een online stem- en enqueteplatform ontwikkeld en beheerd door Fades Management EOOD, gevestigd te Plovdiv, Bulgarije (BTW: BG208607050). Wij treden op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via ons platform worden verzameld.

  • Bedrijf: Fades Management
  • Vestiging: Legis Center, Blvd. 6-ti Septemvri 152, Office 3-8B, Plovdiv 4000, Bulgarije
  • E-mail: info@fades-management.com
  • Website: votaflow.eu

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Afhankelijk van hoe u ons platform gebruikt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen:

2.1 Accountgegevens

  • Naam en voornaam
  • E-mailadres
  • Wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
  • Organisatienaam (optioneel)

2.2 Stemgegevens

  • E-mailadres van stemmers (voor verificatie)
  • Stemresultaten en antwoorden
  • Tijdstip van deelname
  • Gewicht van de stem (bij gewogen stemmingen, bijv. VME)

2.3 Technische gegevens

  • IP-adres
  • Browsertype en -versie
  • Besturingssysteem
  • Taalvoorkeur
  • Verwijzende website

3. Waarom verzamelen wij deze gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Accountbeheer: Het aanmaken en beheren van uw VotaFlow-account.
  • Dienstverlening: Het uitvoeren van stemmingen, polls en enquetes, inclusief het verwerken en weergeven van resultaten.
  • Verificatie: Het verifieren van de identiteit van stemmers via e-mailbevestiging om fraude te voorkomen.
  • Facturatie: Het verwerken van betalingen en het opstellen van facturen voor betaalde abonnementen.
  • Communicatie: Het verzenden van service-gerelateerde berichten, zoals wachtwoordherstel of belangrijke platformwijzigingen.
  • Beveiliging: Het beschermen van ons platform tegen misbruik, fraude en ongeautoriseerde toegang.
  • Verbetering: Het analyseren van gebruikspatronen om ons platform te verbeteren (enkel geaggregeerde, geanonimiseerde data).

4. Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken uw gegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de AVG/GDPR:

  • Uitvoering van een overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG): Noodzakelijk voor het leveren van de VotaFlow-dienst waarvoor u zich heeft aangemeld.
  • Toestemming (Art. 6(1)(a) AVG): Voor het plaatsen van niet-essientiele cookies en het verzenden van optionele marketingcommunicatie.
  • Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG): Voor platformbeveiliging, fraudepreventie en het verbeteren van onze diensten.
  • Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c) AVG): Voor het bijhouden van financiele administratie en het voldoen aan fiscale verplichtingen.

5. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

  • Accountgegevens: Gedurende de looptijd van uw account, plus 30 dagen na verwijdering voor technisch herstel.
  • Stemgegevens: Gedurende de door de organisator ingestelde bewaartermijn, of standaard 12 maanden na het sluiten van een stemming.
  • Factuurgegevens: 7 jaar, conform Bulgaarse boekhoudwetgeving.
  • Technische logbestanden: Maximaal 90 dagen.

6. Delen wij uw gegevens?

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit aan derden. Wij delen uw gegevens uitsluitend in de volgende gevallen:

  • Hostingprovider: Onze servers bevinden zich in Belgie/de EU. Onze hostingpartner verwerkt gegevens uitsluitend in onze opdracht.
  • Betalingsverwerker: Voor het verwerken van online betalingen schakelen wij een EU-gebaseerde betalingsdienst in (bijv. Stripe of Mollie).
  • E-maildienst: Voor het versturen van transactionele e-mails (verificatiecodes, wachtwoordherstel).
  • Wettelijke verplichting: Indien wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken aan bevoegde autoriteiten.

Alle sub-verwerkers zijn gevestigd in de Europese Unie en gebonden door verwerkersovereenkomsten conform de AVG.

7. Uw rechten

Op grond van de AVG/GDPR heeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u bewaren.
  • Recht op rectificatie: U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
  • Recht op gegevenswissing: U kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens (recht om vergeten te worden).
  • Recht op beperking: U kunt de verwerking van uw gegevens laten beperken.
  • Recht op overdraagbaarheid: U kunt uw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat opvragen.
  • Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van gerechtvaardigd belang.
  • Recht om toestemming in te trekken: Waar de verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen via info@fades-management.com. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of vernietiging. Dit omvat onder meer: versleuteling van gegevens tijdens transport (TLS/SSL), versleutelde opslag van wachtwoorden, regelmatige beveiligingsaudits en strikte toegangscontrole tot onze systemen.

9. Toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Bulgaarse Commissie voor de Bescherming van Persoonsgegevens (KZLD):

  • Naam: Commissie voor de Bescherming van Persoonsgegevens (KZLD)
  • Adres: Prof. Tsvetan Lazarov Blvd. 2, 1592 Sofia, Bulgarije
  • Telefoon: +359 2 915 3580
  • E-mail: kzld@cpdp.bg
  • Website: www.cpdp.bg

10. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Significante wijzigingen worden gecommuniceerd via het platform of per e-mail. Wij raden u aan dit beleid regelmatig te raadplegen. De datum bovenaan geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is bijgewerkt.

11. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens? Neem dan contact met ons op:

  • E-mail: info@fades-management.com
  • Bedrijf: Fades Management EOOD, Legis Center, Blvd. 6-ti Septemvri 152, Office 3-8B, Plovdiv 4000, Bulgarije